京人社办发〔2009〕19号
各区县人事局、劳动和社会保障局、北京经济技术开发区人事和劳动保障局：
为进一步规范职业介绍、人才服务机构存档人员办理退休手续后人事档案（以下简称档案）的管理，实现退休人员档案管理规范化、制度化，为街道（乡镇）社保所开展退休人员社会化管理服务工作提供可靠依据，根据原劳动部、国家档案局关于颁发《企业职工档案管理工作规定》的通知（劳力字［1992］33号）、北京市劳动局关于印发《北京市流动就业人员档案管理规定的通知》（京劳社就发[2001]263号）、中共北京市委组织部、北京市人事局关于印发《北京市流动人员人事档案管理暂行办法》的通知（京人发[1997]60号）的有关规定，结合我市职业介绍、人才服务机构办理存档人员退休手续时档案管理现状，现将有关工作通知如下：
一、档案材料的规范要求
凡以个人名义在市、区县职业介绍、人才服务机构存档的人员和在市、区县职业介绍、人才服务机构集体存档的外商投资企业中方职工，办理退休手续后，应按照原国家劳动部、国家档案局《关于颁发企业职工档案管理工作规定的通知》（劳力字［1992］33号）的规定，做好退休人员档案与相关材料的整理工作，做到材料完整，目录字迹准确清楚，并装订整齐成册。
对转移的上述人员档案，档案袋已经破、旧的，要更换符合档案管理规定标准的新档案袋。
二、档案材料的分类与必备材料
（一）档案材料分类目录（附件2）
1.履历材料；
2.自传材料；
3. 鉴定、考核、考察材料；
4.评定岗位技能、评聘专业技术职务和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定、评聘专业技能的考绩、审批等材料）；
5.政审材料；
6.参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
7.奖励材料；
8.处分材料；
9.招用、劳动合同、调动、辞退、聘用、复员退伍、转业、任免呈报材料、工资、社会保险与福利待遇、出国、退休、退职等材料；
10. 其他可供组织参考的材料。
（二）档案内必备材料
退休、退职审批（核准）表、提前退休工种退休人员审批表或因病提前退休人员的劳动能力鉴定、确认结论通知书（原件或复印件）材料，1992年10月以后退休人员的企业职工缴纳基本养老保险费前连续工龄审定表，领取独生子女一次性奖励费的相关证明。
三、档案材料的装订
（一） 每个退休人员的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；对退休人员原档案卷体材料装订规范整齐的，需将近年来新增加的有关材料标题， 填写在相应的目录空格内，将有关材料按形成的时间顺序装订在与目录相应的位置。
对新增加的档案材料纸张大于原历史档案卷体材料纸张时，可以将新增加的档案材料以A4纸为标准，单独装订成册；卷面整洁，全卷整齐、平坦，并在材料左侧竖直打孔，装订结实实用。
（二）对上述档案材料超出A4纸张规格的，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。
（三）为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应采用A4规格的纸张进行粘贴等技术加工。
（四） 统一使用标准的档案卷皮。档案卷皮须书写退休人员的姓名、单位；书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。
（五）书写目录时，用机打或用签字笔填写；每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
（六）退休人员档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能移交。
四、档案的转移接收
（一）以个人名义存档退休人员的档案转移程序
1、市、区县职业介绍、人才服务机构，为存档人员办理退休手续后，应将退休人员（审批）核准材料的原件一份放入本人档案；属于按183号令办理退休手续的，社保经（代）办机构需打印《北京市183号令按月领取养老金人员转移单》，交退休人员到户口所在地区县社保经办机构办理社会保险关系接续手续。
2、在市职业介绍、人才服务机构存档人员办理退休手续后的档案，由市职业介绍、人才服务机构整理后，填写《北京市退休人员人事档案转移通知书》（附件1）按照现有程序办理转移手续；在区县职业介绍、人才服务机构存档人员办理退休手续后的档案，经存档区县劳动服务管理中心（社会化服务管理机构）检查合格后，由区县职业介绍服务机构填写《北京市退休人员人事档案转移通知书》（附件1）按照现有程序办理转移手续。
(二) 外商投资企业集体存档中方退休职工档案的转移程序
集体存档的外商投资企业，在办理中方职工的退休手续后，将退休人员审批（核准）材料的原件一份放入本人档案；应按照本通知的第二、三条的规定整理、装订退休人员档案材料，填写《北京市社区管理退休人员人事档案移交区县名册》（附件3）；持缴费地的区县社保经办机构开具的《北京市183号令按月领取养老金人员转移单》，属于按市政府1998年2号令办理退休手续的、社保经办机构打印的《北京市养老保险退休人员转移单》；持《单位法人营业执照》副本原件和《北京市退休人员人事档案转移通知书》（附件1）到退休人员户口所在地的区县劳动服务管理中心（社会化服务管理机构）办理退休人员档案的交接手续。
（三）凡经区县劳动服务管理中心（社会化服务管理机构）接收的档案，应登记后转往退休人员户口所在地的街道（乡镇）社保所。
五、本文未明确的有关事项，按照我市有关规定办理北京市职业介绍服务中心《北京市劳动力市场信息系统劳动人事代理业务经办规程（试行）》（京职介发[2008]3号）的有关规定执行。
六、经市社会保险基金管理中心授权的社会保险代办机构和有人事管理权的外商投资企业，在转移退休人员人事档案时，按照本规定办理。
七、各区县劳动保障局要加强对此项工作的指导和检查，对整理存档退休人员档案工作过程中的人员、经费、场地要统筹协调、解决。
八、市局有关处室（中心）将不定期的对区县有关单位开展工作的情况进行检查，并将此项工作列入对各单位考核内容。
九、凡有人事档案管理权的企业，在将解除劳动关系人员档案材料转往市、区县职业介绍、人才服务机构、街道（乡镇）社保所前，应按照上述规定，规范整理、装订档案。
十、本文自下发之日起执行，请各单位认真组织落实。
附件：1、北京市社区管理退休人员人事档案转移通知书
2、档案材料目录
3、北京市社区管理退休人员人事档案移交区县名册
北京市人力资源和社会保障局
2009年4月15日
（此件公开发布）
