来自：（北京劳动就业报）
2018年9月，“平谷区便民档案影像管理系统”正式运行，这标志着平谷区人事档案管理进入数字化集中管理的“互联网+档案”新模式，原来15天的档案服务业务周期缩短到至多5天，服务效能大大提升。
探索档案数字化管理攻克痛点
据平谷区公服中心副主任韩小巍介绍，平谷区在库人员档案6.5万份，在2016年已全部完成数字化加工，成为全市第二家上线运行的区，并成为全市第一家直接接入市档案中心数据库的区，实现与市人力社保局数据实时互动对接。
为落实“一网、一门、一次”改革要求，切实发挥档案影像作用，解决纸质档案频繁转递带来的安全隐患、手续繁琐等问题，简化办理流程，缩短办事时限，真正做到“以信息跑腿代替群众奔波”，平谷区人力社保局与市人力社保局就业处、档案中心开展档案管理基本情况调查，对全区18个社保所进行走访座谈，随机抽取2000名流动人员、500名档案在街管理劳动力、50家用人单位进行问卷调查，收集意见建议。
针对企业和群众反映的办理失业、灵活就业等业务手续繁杂、周期较长、往返奔波等痛点开展专题研究论证，探索从档案数字化管理入手，通过数据共享实时互动，利用数字档案信息的时效性和便捷性，优化再造服务流程，减少业务办理过程中对纸质档案的依赖和纸质档案流转频次，从而提高服务效率的可行性。
根据论证结果，依托市信息中心申报立项的“2017年度流动人员人事档案公共服务管理子系统升级扩充项目”，梳理优化业务流程，制定业务需求，研究上线了“平谷区便民档案影像管理系统”，将社保所保管的失业人员纸质档案，转由区人力资源公共服务中心保管，并负责档案数字化加工和影像信息上传。街镇社保所通过查阅档案影像，办理就失业、存档、社保缴纳等服务。
办理周期缩短到最多5天
为解决业务办理痛点，2018年，平谷人力社保局对档案室进行了改造扩建，配备数字化档案程序上线所需硬件设施。“互联网+档案”管理新模式正式运行后，失业人员档案与流动人员档案共用档案库房，通过信息系统进行区分；失业人员办理灵活就业，以及后续的存档、社保缴纳等手续，由社保所直接办理，不需要再到区人力资源公共服务中心办理；使用电子签章和电子合同文本，用于社保所办理存档和社保缴纳业务；优化整合失业及灵活就业业务表单，充分利用系统数据，档案转出时再生成表单，打印归档。
平谷区人力资源公共服务中心副主任韩小巍说：“我简单举例来说明。以往的灵活就业人员要在区人社局公服中心和社保所之间往返奔波4趟。第一趟要到区人社局办理失业，第二趟提取档案之后到社保所办理就业登记，第三趟重新把档案提取出来再交回人力社保局公服中心，并且签订保险协议，第四趟等灵活就业审批下来之后再去人社局重新把灵活就业审批表放回到档案之中。而新的系统是一站式服务，先去人力社保局前台提交办理失业手续，然后再去社保所办理相应的就业登记和申请手续就可以了，形成了一个‘一点登记，多点服务’的模式。同时我们加强信息化建设，以‘信息跑路代替群众跑腿’为服务观念，在服务流程上进行了优化。
以办理失业手续为例，以往需要个人在人社局大厅提交失业申请并填写相应的表格，再到档案室取档案材料，然后办理信息出户，最终交由失业转档部门进行档案的接收，大概需要7步。而现在通过系统升级之后，只需要一步即可完成，即通过失业人员带着身份证去前台提交信息即可办理。这样的好处在于以信息化、自动化来减少群众往返奔波、填写表格等一系列繁缛的流程，也便于工作人员快捷的为群众服务。
在平谷区公服中心办理失业手续的办事群众龚女士表示：“以前办事很麻烦，要填很多表格，来回跑很多趟。现在不用自己来回提档，它就一直在这，感觉办事快了，省时了，少跑了许多冤枉路。”
据悉，“互联网+档案”新模式的运行使经办程序得到有效精简，共精简涉及就业失业、档案转递、社保缴纳等11个业务环节，减少材料重复提交3次。缩短全流程办理周期，由原来的15天，缩短到最多5天，同时减少服务对象往返奔波2次以上，群众可以在社保所就近办理，避免区里集中办理高峰期等候时间过长等问题。
档案丢失、损坏、篡改等安全风险降低
据平谷区峪口镇社保所所长马伶云介绍，以往，社保所每周需要固定派出一名工作人员去平谷区公服中心提取纸质档案，来回路上没有专车，只能靠公交车、电动车等交通工具。社保所的工作人员最害怕的就是取纸质档案时遇见刮风下雨等特殊天气，损坏了档案。不但如此，在业务繁忙时，每周峪口镇社保所得派工作人员去平谷区公服中心取两回档案，从早晨出发到办完业务回到社保所就是一整天的时间，这对于仅有十名工作人员的峪口镇社保所而言，无疑加大了业务办理压力。此外，有的群众在还发生过自己将档案丢失的情况，给群众本人带来了极大的麻烦。
为了让新系统上线后，社保所工作人员能第一时间熟悉业务、掌握业务办理技能，尽快推广“互联网+档案”管理新模式，实现“一岗一站式一分钟办结服务”，提升档案服务效能。平谷区人力社保局对全区18家社保所所长及业务经办人员开展业务培训，培训内容包括“互联网+档案”管理新模式、便民档案影像管理系统、操作流程等内容。
据峪口镇社保所业务经办人员介绍，“自从2018年9月21日档案集中管理新系统上线以来，我们受益匪浅。首先，缩短了个人档案的流转时间，以前个人在区人社局职介中心办理失业需15日以后才来社保所进行失业登记，而新系统上线以来，没有了纸质档案的流转，而是直接在系统里查看资料，缩短到最多5日就能将失业登记做完。其次，减少了工作人员每周去社保所提档案的过程和个人办理就业登记后再将档案交回职介中心的这个过程，减少了档案的流转也就避免了档案在流转过程中出现遗落、污损等风险。还有就是单位招工做完以后，不用个人再到社保所办理就业提档手续，而是直接由招工单位到职介中心办理就业提档手续，减少了个人在办理此项业务中填写大量表格，方便了群众。”
“此举不但减少了纸质档案转递，有效降低档案丢失、损坏、篡改等安全风险；还提升了数字档案的使用率，整合业务明细表单，减少大量的表单制作、保管、归档等事务性工作，提高办公效率，节约行政成本。”韩小巍说。
自2018年9月21日运行“互联网+档案”管理新模式以来，利用数字档案信息的时效性和便捷性，通过数据共享实时互动，再造整体管理服务流程，目前已通过该系统办理业务3700余件，实施效果已经初步显现，并得到群众和经办人员的广泛好评。
据悉，平谷区优化失业人员档案管理服务试点工作，是对人事档案公共服务体系建设过程中提出的市、区两级管理档案以及市、区、街三级提供服务的“两级管理，三级服务”模式的有益尝试，其试点效果及经验具有一定的借鉴意义。其他各区人力资源公共服务中心表现出极大的兴趣和关注，条件允许的情况下愿意实行此种管理服务模式。
下一步，市人力社保局将总结试点工作经验，指导相关区在条件允许的情况下，充分评估，提前规划，加大档案保管硬件设施建设，推行实施优化失业人员档案管理服务工作。
